La gestion des bénévoles au Haras de Jardy

Le Haras de Jardy organise près de 77 journées de manifestation par an, dans toutes les disciplines et pour tous les niveaux. A l’occasion de l’International de Concours Complet, c’est une centaine de bénévoles qui est mobilisée pendant 4 jours. Certes, tous les concours

ne nécessitent pas une logistique aussi importante mais cela demande une gestion des bénévoles minutieuse.

C’est Sophie Dos Santos qui s’occupe de la recherche des bénévoles depuis 4 ans : « j’étais moi-même bénévole à Jardy avant de prendre ce poste. A force je les connais tous, même si parfois, on en a des nouveaux qui nous demandent. Je dois dire que trouver des bénévoles aussi souvent et en aussi grande quantité, ce n’est pas simple! Lors du CCE la semaine précédant l’International, il y avait 6 jours de compétitions, dont 4 en semaine. Certains de mes bénévoles peuvent se libérer facilement, les autres prennent des jours de congé! Mais selon les périodes, c’est plus ou moins évident. Par exemple en fin d’année scolaire, il y a les examens, les grands week-ends, les vacances… et de moins en moins de monde est disponible pour nous aider. »

La difficulté réside aussi dans le fait que les bénévoles ont tous des préférences et des capacités différentes. A Jardy, il n’y a pas de profil type pour être bénévole : le plus jeune a 11 ans, le plus vieux en a près de 80! Ils sont cavaliers (du Haras de Jardy ou d’autres clubs), compétiteurs ou non, ou encore parents de cavaliers… Ils habitent aux 4 coins de l’Ile de France. Certains sont demandeurs pour aider au maximum tous les jours, d’autres veulent juste aider sur une demi-journée… « Je fais attention aussi à respecter les affinités de chacun. Par exemple, je ne vais pas mettre des nouveaux bénévoles comme secrétaires avec certains juges qui ont un caractère fort. », explique Sophie.

Les moyens de recrutement? Une base de données, actualisée depuis 2004, sert à envoyer des mailings avant les compétitions. Depuis quelques mois, le Haras de Jardy a aussi une page officielle sur Facebook. Des affiches sont aussi posées dans les endroits stratégiques du Haras. « Après, j’attends les réponses, puis je rappelle chacun un par un. La semaine avant le concours, je pars tous les soirs à 23h mais je finis toujours par trouver tous mes bénévoles! En général, on adapte aussi les horaires du concours pour que les personnes aient le temps de changer de poste. »

Et qu’ont-ils en échange? « Pour les compétitions majeures comme l’International, on leur donne depuis cette année des polos « organisation ». Bien sûr, ils ont aussi des ticket déjeuners et après le concours, je leur envoie des remerciements officiels. Et j’ai mis en place avec Emmanuel Feltesse il y a 3 ans deux soirées bénévoles dans l’année. Un repas de Noël est organisé et on leur offre des petits cadeaux (écharpe, serviettes de bain, etc.) et un cocktail dînatoire est proposé fin juin. Les bénévoles, quand on les a, on les bichonne pour qu’ils reviennent! », conclut Sophie.